Was kann die kostenlose WhatsApp-Business-App für meinen Betrieb?

Kurz gesagt: Die kostenlose WhatsApp-Business-App gibt deinem Betrieb ein Firmenprofil, eine Begrüßungs- und eine Abwesenheitsnachricht, Schnellantworten, Labels zum Sortieren und einen Katalog. Für den Start reicht das oft aus. Sie antwortet aber nur mit festen Texten und fragt nichts nach. Bleiben abends viele Nachrichten liegen, hilft ein Chatbot weiter.

Manche Kunden schreiben lieber, als anzurufen, oft erst am Abend. Wenn du tagsüber auf der Baustelle oder im Betrieb stehst, landen diese Nachrichten bei dir erst später. Bevor du über einen Chatbot nachdenkst, lohnt sich ein Blick auf das, was du schon gratis hast.

Was kann die WhatsApp-Business-App?

Die Business-App ist eine eigene App für Betriebe. Du richtest sie auf dem Handy ein, meist mit der Nummer, unter der dich deine Kunden ohnehin erreichen. Das kann sie:

• Unternehmensprofil: Name, kurze Beschreibung, Adresse, Öffnungszeiten und Website stehen sichtbar im Profil. Wer dir schreibt, sieht gleich, wer du bist und wann du da bist.
• Begrüßungsnachricht: Meldet sich ein neuer Kontakt, kann automatisch ein kurzer Text zurückgehen, zum Beispiel „Danke für deine Nachricht, ich melde mich so bald wie möglich.“
• Abwesenheitsnachricht: Zu Zeiten, die du festlegst, etwa nach Feierabend oder am Wochenende, kommt automatisch ein Hinweis, wann du wieder erreichbar bist.
• Schnellantworten: Für Fragen, die du immer wieder tippst, legst du Textbausteine an und rufst sie mit einem Kürzel auf, etwa für Anfahrt, Öffnungszeiten oder Ablauf.
• Labels: Du markierst Gespräche selbst, zum Beispiel mit „Neue Anfrage“, „Angebot raus“ oder „Erledigt“. So findest du am Abend wieder, was offen ist.
• Katalog: Deine Leistungen oder Produkte mit Bild und Beschreibung, die Kunden direkt im Profil ansehen.

Für einen Ein-Personen-Betrieb ist das ein guter erster Schritt, und die Einrichtung schaffst du an einem Abend.

Was bringt dir das im Alltag?

Ein Beispiel, frei erfunden: Ein Friseursalon legt Öffnungszeiten und Adresse ins Profil, schreibt eine Abwesenheitsnachricht für den Abend und speichert zwei Schnellantworten, eine für die Preisliste und eine für die Terminvergabe. Niemand muss mehr fragen, wann offen ist, und die zehnte gleiche Frage am Tag ist in zwei Sekunden beantwortet.

Das ist keine Magie, aber es spart Tipparbeit und wirkt geordnet. Was die App nicht verändert: Jede Nachricht muss am Ende ein Mensch lesen und beantworten, also du.

Wo stößt die App an ihre Grenzen?

Die Grenze liegt dort, wo jemand eine echte Antwort will und du nicht am Handy bist.

• Feste Texte statt Antworten. Die Abwesenheitsnachricht ist immer derselbe Text. Fragt jemand „Habt ihr am Samstag offen?“, bekommt er nicht die Antwort, sondern den Hinweis, dass du dich meldest.
• Kein Nachfragen. Die App fragt nicht nach Name, Anliegen oder Rückrufzeit. Du bekommst die Nachricht so, wie sie getippt wurde, oft in Teilen und ohne Angaben.
• Alles hängt an dir. Sortieren, Antworten, Nachfassen: Das machst du von Hand, zusätzlich zu deiner eigentlichen Arbeit.
• Wenig Überblick bei vielen Gesprächen. Mit Labels geht es länger gut, aber wer täglich viele Anfragen bekommt, verliert irgendwann den Faden.

Das ist keine Schwäche der App, sie ist dafür auch nicht gebaut. Sie ist ein Postfach mit ein paar guten Werkzeugen.

Wann wird ein Chatbot sinnvoll?

Ein Chatbot beantwortet Fragen selbst, fragt nach und gibt dir die Anfrage gesammelt weiter. Das lohnt sich nicht für jeden. Ein einfacher Test, bevor du etwas zahlst: Schreib eine Woche lang mit, wie viele WhatsApp-Nachrichten erst am Abend oder am nächsten Tag eine Antwort bekommen.

• Sind es kaum welche, reichen Profil, Schnellantworten und eine gute Abwesenheitsnachricht. Dann brauchst du keinen Chatbot.
• Sind es regelmäßig mehrere, wird ein Chatbot interessant.
• Hörst du jeden Tag dieselben Fragen zu Leistungen, Einsatzgebiet und Öffnungszeiten, nimmt er dir genau diese ab.

Mein Chatbot sagt gleich zu Beginn, dass er eine KI ist. Er beantwortet nur, was du ihm vorher mitgegeben hast, und notiert alles andere für dich. So entstehen keine Zusagen, die du nie gemacht hast. Beraten und verbindliche Angebote bleiben bei dir. Wie das im Gespräch aussieht, zeigt die Seite zum WhatsApp-Chatbot für Betriebe.

Wie startest du am besten?

1. Business-App einrichten. Profil ausfüllen, Öffnungszeiten eintragen, ein Foto oder Logo dazu.
2. Abwesenheitsnachricht schreiben. Kurz, freundlich, mit einer ehrlichen Angabe, wann du antwortest. Kein Versprechen, das du nicht hältst.
3. Zwei, drei Schnellantworten anlegen. Für die Fragen, die du am häufigsten tippst.
4. Eine Woche mitschreiben. Wie viele Nachrichten bleiben liegen, und worum geht es? Dann weißt du, ob mehr nötig ist.

Auch dein Firmenprofil bei Google gehört zum ersten Eindruck, denn dort schauen Kunden oft nach, bevor sie dir schreiben. Worauf du beim Einrichten achtest, steht im Ratgeber Google-Unternehmensprofil richtig einrichten. Wie ich dabei helfe, steht unter Google-Profil für deinen Betrieb.

Was kostet ein WhatsApp-Chatbot bei mir?

Meine Preise sind netto. Die Business-App selbst kostet nichts, hier geht es um den Chatbot als Schritt danach.

• WhatsApp-Chatbot: ab 490 € netto für die Einrichtung, dazu 39 € netto im Monat für Betrieb und Updates. Die WhatsApp-Gebühren von Meta kommen je nach Nutzung dazu.
• Kombi mit KI-Telefonagent: 790 € netto, dazu 69 € netto im Monat. Dazu kommen Kosten nach Verbrauch, etwa WhatsApp-Gebühren, Gesprächsminuten und Telefonnummer.

Den Chatbot lege ich am liebsten auf deine Festnetznummer, wenn sie noch nicht in WhatsApp läuft, oder auf eine eigene neue Nummer. Deine Business-App am Handy bleibt dann, wie sie ist, und kein Chatverlauf geht verloren. Schreib mir kurz, welche Fragen du jeden Tag hörst. Ich sage dir ehrlich, ob die kostenlose App reicht oder ob sich ein Chatbot für deinen Betrieb lohnt.